スケジュール管理を効率化：Excelを使った日程表作成とカスタマイズ可能な無料テンプレート

日程表に必要な機能とは？

効果的なスケジュール管理には、以下の機能が必要です。

　・日付や曜日の表示
　・タスクや予定の追加・編集
　・進捗状況の視える化
　・カレンダーやガントチャートのスタイル

これらの機能を活用することで、効率的なスケジュール管理が可能です。

では実際に作成していきましょう！！

Excelで日程表を作成する方法

日付と曜日を自動出力する

Excelの日程表を作成する際、日付と曜日を自動的に出力する方法が便利です。年度が替わるごとに日付と曜日を毎回調べるのは面倒なので、自動化して楽しちゃいましょう！
以下の手順で設定できます。

【1.日付を自動出力する】
　日付を出力するためにはDATE関数を使います。

　「=DATE(年,月,日)」

を入力すると日付が出力されます。
また、「=日付+1」を入力すると1日後の日付が入力されます。
これらを実際に日程表に使用すると以下のような感じです。B2セルに年度を入力、H2セルに月を入力しておき、それらを参照しています。

ここまで読んできて、「あれ、そもそも日付は毎年変わらないからいらなくない？？」と思った方もいらっしゃると思いますが、この後紹介する曜日を出力する方法では上記のやり方で日付を出しておく必要があります。

【2.曜日を自動出力する】
曜日を出力するためにはTEXT関数を使います。
　
「=TEXT(日付,AAA)」

を入力すると対応する曜日が出力されます。ちなみに「AAAA」だと「〇曜日」まで表示されます。ここで先ほど日付をDATE関数で出力していたことが活きてきます。DATE関数とTEXT関数を入れておくことによって、下図黄色セルの年度だけ変えれば未来永劫使える日程表になります。

当日や休日に合わせてセルを色分けする

日付と曜日の出力ができたら、次は当日や休日のセルを色分けしていきましょう。
ほとんどの仕事には休日があると思いますので、見やすくするためにまずは休日をグレーアウトしていきます。
ここでは「条件付き書式」を使用し、以下の順で設定します。

①条件付き書式を適用するセルの範囲を指定する
　まずは条件設定したいセルの範囲を選択しましょう。タスクの進捗を確認するセルになりますので、以下の例でいうと5行目から下、H列から右の範囲全てです。

②条件付き書式から新しいルールを設定する
　次に以下の手順で条件付き書式を設定していきます。

　1.「ホーム」タブから「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する。

2.「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力する。
　　・指定の曜日を色分けしたい場合：「=H$4=”土”」、「=H$4=”日”」など
　　・当日を色分けしたい場合：=(H$3=TODAY())
　※上記の数式は今回の例ですので、H$4のところは実場面に合わせてください。注意点として、行の前にだけ$をつけてください。

3.「書式」を選択し、「塗りつぶし」タブから色を選択する。

4.「OK」を選択し、狙った列が色分けされていることを確認する。

各タスクに進捗に合わせてセルを色分けする

ここではタスクの進捗に合わせて、条件付き書式を使ってセルを色分けしていきます。日程管理をするためには以下の機能があると良いです。

　 1. 着手日～納期に該当する日付のセルを色分けする
　 2. 着手中のタスクを色分けする
3. 完了したタスクを色分けする
　 4. 納期を過ぎたタスクを色分けする

それでは順に設定していきましょう！

1.着手日～納期に該当する日付のセルを色分けする
　まず、着手日と納期の列を作ってください。日程管理するうえでは必須です。
　次にセルの範囲を設定します。今回も先ほどと同じように5行目から下、H列から右の範囲全てです。

　選択したら先ほどと同様に「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力していきます。今回はガントチャートのように取り組み予定日に該当するセルを色分けしていくため、以下を入力します。

　=AND(H$3>=$D5,H$3<=$E5)

　いきなり複雑になってしまいましたが、順に解説していきます。赤字は色分けしたいセルを表していて、青線部全体は該当の日付が着手日以降かつ納期日より前であることを表しています。
　最後に着手日と納期に日付を入れて、その期間に該当するセルだけが色分けされていることが確認出来たら完了です。

2. 着手中のタスクを色分けする
　次は着手中のタスクに色をつけていきます。ここまでとほとんど同じやり方です。
　今回はタスクの方に条件付き書式を設定したいので、以下の範囲を選択します。

　選択したら「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力していきます。
　数式は以下です。

　=AND($D5<=TODAY(),TODAY()<=$E5)

　日程表を開いている日が着手日以降かつ納期より前ということは、そのタスクはいま取り組み中ということになります。上記はその条件を数式化しています。
　最後に着手日と納期を設定し、設定した通りに色分けされることを確認し、完了です。

3. 完了したタスクを色分けする
　ここでは完了したタスクを色分けしていきます。
　今回はタスクと日付セルの両方を色分けした方が見やすいので、どちらも選択します。

　選択したら「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力していきます。
　数式は以下です。
　
　=$G5=”完了”

　ここでは進捗の列が「完了」と入力されたら色が変わることを表しています。
　最後に進捗の列に完了を入力し、該当のセルの色が変わることを確認して完了です。

4. 納期を過ぎたタスクを色分けする
　最後に納期を過ぎているタスクに色をつけていきます。日程管理をするうえではここが最も重要です。なるべく赤のようなピンチっぽい色をつけておきましょう！
　
　今回も2.と同様にタスクの方に条件付き書式を設定したいので、以下の範囲を選択します。

　選択したら「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力していきます。
　数式は以下です。

　=$E5<TODAY()

　青線部は今日が納期日を過ぎている場合を表しています。最後に納期日に日付を入力し、今日が納期を過ぎていた場合にセルの色が変わっていることを確認して完了です。

以上で日程表の作成は完了です！！

日程管理のヒントとコツ

最後に私が考える日程管理をするうえでのヒントとコツを3点紹介します。当たり前のように感じますが、それを徹底することが日程管理のコツです。

①日程表を定期的にみる
　せっかく作った日程表も定期的に更新していかなければ意味を成しません。そのため定期的にチェックしましょう。私のおススメはスタートアップに入れることでPC起動時に必ず日程表が表示されるようにすることです。

②ゴールイメージが分かるレベルまでタスクを細かく設定する
　タスクが大まかすぎると、ゴールイメージが曖昧になってしまいます。
　例えば「ブログを書く」というタスクでは大まかすぎて、何が終わっていれば「ブログを書いた」ことになるのかがわかりません。そのため、「キーワードを決める」、「構成案を決める」、「本文を書く」のように、可能な範囲でゴールがイメージできるレベルまで落としておくことが重要です。
　いつまでもタスクが終わらないとモチベーションも低下しますので、タスク細分化は非常におススメです。

③納期を「過ぎる」ことは良くないが、「過ぎそう」なことは当たり前
　仕事の納期が守れないのはもちろん良くはありません。ですが、「納期に間に合わなそうだ」とアラームを上司やメンバーに出すことは悪いことではありません。
　新しい価値を提供するというのは当然難易度も高く、仕事が前倒しで進むことのほうがレアケースだと思います。重要なのは納期に間に合わない場合に事前に対策を相談することです。
　そこまで偉い立場ではない一般ピーポーの私が偉そうに語ってしまいました(笑)。でも間違ってはいないと思っています。
　もしこれを見たマネジメントする側の方は、勇気を出してアラームを伝えてくれたメンバーの力になってあげてくださいね！笑

まとめ

この記事ではExcelを使った日程表の作成方法を紹介しました。このやり方で効率的で見やすい日程表を作成することができます。これを使ってタスクの進捗やスケジュール調整をスムーズに行い、仕事の効率を向上させましょう！！

最後に今回の方法で作った日程表のテンプレートも載せておきます。ダウンロードしてお使いください。※ほとんど同じですが、紹介したものよりほんの少しだけ見やすくしてあります。