Excelで欲しいデータを簡単に抜き出す -VLOOKUP関数の使い方-

時短テクニック
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 業務でExcelを使っている方の中には、Excelでまとまっている大量の数値データから特定の数値を抜き出したい(例えば会社の全従業員データの中から、特定の従業員のデータを抜き出す。とかが当てはまります)ときがあると思います。

 今回はそんなときに使える「VLOOKUP関数」を紹介します。

 私の場合はそこまで登場回数は多くないのですが、仕事が生産技術ということもあって、大量の数値データの中から特定の条件での結果だけ抜き出したいときに面倒だなと感じていました。(ちなみにこの方法を知る前はフィルター機能で頑張っていました。)

 前述のフィルター機能では結局自分で探す時間が発生してしまいますが、Vlookup関数は抜き出したいデータが決まっていれば検索時間はいらなくなります。そのため、この関数の使い方を覚えておくと、探す時間が省けて時短になります。

 今回はVLOOKUP関数がそもそもどんな機能か紹介した後、使い方を説明していきます。

 【VLOOKUP関数って

 まずはVLOOKUP関数がどんなものか、例を載せて紹介します。以下のようにExcelで整理された元データから、特定のデータを含んだ行の情報を抜き出すというものです。

 【VLOOKUP関数の使い方】

 ①抜き出したいデータの情報を、元データファイルで一番左の列に移動(言葉で説明するのが難しかったので、画像を見ていただいたほうがわかりやすいと思います)

 ちなみに列を入れ替えるときは、「列を丸ごと選択 → Ctrl+Xで切り取り → 一番左の列を選択 → コピーしたセルを挿入」で出来ます。マウスを使う場合だと、「列を丸ごと選択 → シフト押しながらドラッグ」でも可です。

 ②抜き出したいデータの情報を任意の列に並べる

 ③右隣のセルに「=VLOOKUP(“隣のセル”,”元データのある範囲”,”欲しいデータ列の番号,FALSE)を入力(最後はとりあえずFALSEでいいと思います)

 欲しいデータ列の番号については、元データの列の左から順に1,2,3,…と割り当てられています。また、元データの範囲を選ぶ際に$マークを付けることを忘れないようにしてください。※これが無いと数式をコピペしたときに範囲がズレてしまいます。

 先ほど挙げた例の繰り返しになりますが、実際に使ってみると以下のようになります。元データの中から特定の登録番号について、それぞれの会社名と所在地を抜き出すことができました。C列の3行目以降は2行目をコピペしています。「代表者名」のところは元データでは③列目になるので、欲しいデータの列番号を3にしています。

 VLOOKUP関数の使い方の説明は以上です。事務系、技術系問わず出番はあるかと思いますので、知っておいて損は無いです。皆様の業務効率化に繋がれば幸いです!

  【まとめ】

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