Excelでデータの整理をしているとき、特定の数値をセルに入力された場合にセルや文字の色を変えたいときがあると思います。例えば技術系に従事している方であれば取得したデータが合格範囲外だった場合に赤字で表示したい！等々・・・。
今回はそんなときに使える条件付き書式の設定方法を紹介します。
私も仕事で図面寸法に対する測定を行う機会は非常に多いのですが、パッと数字を見ただけでは合格しているのかどうか分かりにくいです。測定していると目も疲れてきますし、値が外れているのに見落としたり・・・なんてことも正直ありました。
しかし今回紹介する方法では合格範囲から外れているセルが自動的に色付けされるので、一目でわかるようになります。
そのため、見落とすことが無くなりますし、目を凝らして確認しなくても外れている値がすぐにわかります。
本記事の最後に前述の例で挙げたような場合に使えるフォーマットも添付しておきます。同じ生産技術関連に従事している方はそのまま使えるかもしれませんのでぜひご活用ください！
それでは紹介していきます。
【条件付き書式の設定】
今回は寸法の合格範囲に対して、測定値が外れていればセルを赤色、文字を白色にするという事例を交えて説明します。(偏った事例でゴメンナサイ)
①狙いの値や合格範囲を入力するセルを準備する
ここは以下の画像を見てもらったほうが分かりやすいかと思います。今回は狙いの寸法に対して上限下限の許容値を足してあげると合格範囲が決まるというパターンですが、単純に上限、下限だけでも問題ないです。
②「ホーム」タブから「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する
今回は「測定値」の欄全てにルールを適用させていきますが、まずは左上のE4セルを選択してから新しいルールを設定します。※このあと数式を入力していく際に分かりやすくするためです！
③「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式を入力する
ここではE4に入力した値が上限値より大きい場合と下限値より小さい場合の条件を設定します。
「=E4<$B4+$D5」は、E4に入力した値が下限値(=90)より小さい場合 を表しています。
「=E4＞$B4+$D4」は、E4に入力した値が上限値(=110)より大きい場合 を表しています。
ここで1つ注意する点があります。今回は測定値の欄全体にこのルールを適用したいので、列の前(アルファベットの前)に$をつける必要があります。
④ ③で設定した条件に対して書式を設定する
書式はお好みです！私は目立たせたいので、上図で設定したようにセルの色を赤、文字を白というパターンをよく使います。
⑤空白のセルに対する書式を設定する
実はこのままだと、空白のセルは値が小さい=下限値を下回っていると認識されるため、空白のセルが全て真っ赤になってしまいます。そのため、「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、空白に対する書式を設定します。今回はデフォルトと同じにしたいので、セルの色を白、文字色を黒に設定しました。また、ルールの優先度も一番高くしましょう！
⑥適用範囲を設定する
ここでは適用範囲を設定します。今回の場合は測定値の欄全てを適用範囲としています。ここまではE4セルだけを対象に設定してきましたが、適用範囲に設定したセルに対しても＄マークを付けたところ以外は自動でズラして数式が設定されています。(数式をコピペしたときと一緒ですね！)
⑦狙い通りのルールが出来ているか、実際に数値を入れて確認してみる
これは使う前に必ずやっておくことをおススメします。ルールの優先度や数式ミスなどが無いか、実際に値を入力して確認しておきましょう！
紹介は以上です。また、簡単ですが事例として１つフォーマットを添付します。私が生産技術職なので「寸法測定フォーマット」としていますが、少しいじれば応用できるかなと思います。
今回紹介した内容は条件付き書式の設定としてはかなりシンプルな使い方ですが、他にも応用はできます。例えばExcelで日付と曜日を自動出力する方法で紹介した日程表フォーマットの中でも、納期を過ぎたタスクを赤色にしたり、土日祝日を灰色にしたりとたくさん使っています。
一度やってみると便利さが実感できて、たくさんやりたくなると思います。笑
ぜひ皆さんもやってみてください。皆様の業務効率化に少しでもお役に立てれば幸いです！
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