毎日ではなく、たまーにやる仕事だと、やり方を忘れてしまうときがあると思います。そんなときは基本的にはマニュアルを作っておくのが良いですが、今度はマニュアル自体がどこにあるのか分からなくなってしまうこともあります。(←何やってんだって思われがちですが、これ結構あるんですよね・・・)
そこで今回はエクセルのリンク機能を使って、目次からいろいろなマニュアルに飛べるようなやり方を紹介します。また、マニュアルが行方不明にならないための工夫も紹介します。記事の最後には簡単なテンプレートも添付しますのでぜひ使ってみてください。
私自身も忘れそうな業務は自分なりのマニュアルを作っていて、調べる時間を大幅に短縮できています。また、作ったマニュアルが行方不明にならないように工夫してからは更に時短に繋がっています。
一度作って設定すれば整理が苦手な方でも運用できるやり方なので、非常におススメです。業務時間短縮の天敵である「調べる時間」を大幅に削れますよ！
それでは紹介していきます。
業務マニュアルの作成方法と行方不明対策
・業務マニュアルの作成方法
マニュアルの作成には以下のメリットから私はExcelを使っています。
まずは目次を作ります。基本的には同じExcelファイル内でシートをどんどん追加していくので、すぐに見たいマニュアルに飛べるようにするためです。以下のような感じです。
次にシートを追加し、マニュアルを作成していきます。記載方法は何でも構わないのですが、「更新日と更新者」は入れておいた方が良いです。時間が経てば仕事のやり方が変わることも当然ありますので、複数人で使う場合を想定すると、いつ誰が最新版に更新したのかは把握する必要があるためです。
マニュアルの作成が完了したら、目次から各マニュアルのシートに飛べるようにリンクを設定していきます。まずはリンクを設定したいセルを選択し、「挿入」タブから「リンク」を選択します。次に、リンク先の一覧の中から「このドキュメント内」を選択し、先ほど作成したマニュアルのシート名を選択して「OK」を押します。
ここまで設定が完了すると、上記で設定したセルをクリックすることでマニュアルが記載されているシートに飛べます。あとは必要な分だけこの作業を繰り返していけばマニュアルが作成できます。
・業務マニュアルの行方不明対策
せっかく作ったマニュアルでも、行方不明になってしまうと意味がありません。特に複数人で運用しているとホントによくあるんですよね・・・。そこでおススメなのは、以下の記事で紹介しているリンク集にマニュアルのリンクを載せておくことです。
また、スタートアップ機能でPCの電源が入ると同時にリンク集も立ち上がるようにできるため、保管場所を覚える必要がありません。スタートアップの設定方法は以下で紹介しています。
私も同僚とこのやり方で運用していますが、マニュアルの場所を聞かれたことはありませんし、新入社員の場合はまず自分で調べるという習慣も身に付きます。逆にこのやり方を取り入れて頂けなかった方からは、「あれはどこいった、これはどうやるんだ」という質問が頻繁にきますね・・・。これらのことからも効果アリ！と自信をもって言えます。
以上で紹介はおしまいですが、ほんとに簡単なものですがテンプレートを添付しておきます。ぜひお使いください。おまけで、マニュアルのページから目次に戻るボタンも付けました笑
皆様の業務効率化に少しでも繋がれば幸いです！
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